XRechnung übermittelt Rechnungsdaten als XML. ZUGFeRD verbindet in seiner hybriden Form eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Für die Auswahl sind die Anforderungen des Empfängers und Ihr Arbeitsablauf entscheidend. Eine PDF-Ansicht allein macht eine Rechnung noch nicht zur E-Rechnung.
Die Formate sind keine konkurrierenden Softwareprodukte. Sie beschreiben, wie Rechnungsdaten aufgebaut beziehungsweise übermittelt werden. Ihre Rechnungssoftware muss das benötigte Format tatsächlich erzeugen und verarbeiten können.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD, hybrid |
|---|---|---|
| Datei | Strukturierte XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Ansicht für Menschen | Darstellung durch Viewer oder kompatible Software | PDF-Ansicht direkt vorhanden |
| Maschinelle Verarbeitung | XML wird direkt eingelesen | Eingebettete XML-Daten werden ausgelesen |
| Wichtige Auswahlfrage | Welche Version und Referenzen erwartet der Empfänger? | Welche Version, welches Profil und welche Dateiform akzeptiert der Empfänger? |
Die Tabelle beschreibt die typische Verpackung. Für öffentliche Auftraggeber gibt es auch ZUGFeRD-Ausgaben als reine XML-Datei. Prüfen Sie daher das konkrete Profil statt nur den Namen „ZUGFeRD“.
Was ist eine XRechnung?
XRechnung konkretisiert die europäische Norm EN 16931 für den Rechnungsaustausch, insbesondere mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, betreibt den Standard. Die XML-Datei enthält geordnete Datenfelder und muss die dazugehörigen Regeln erfüllen. Technisch werden die Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII unterstützt. Details und Prüfkomponenten veröffentlicht XStandards Einkauf.
Für Anwender heißt das: Statt eine gestaltete Rechnung abzutippen, kann ein geeignetes System ihre Daten direkt übernehmen. Zum Lesen nutzen Sie eine verständliche Visualisierung. Eine zusätzliche PDF-Kopie kann intern hilfreich sein, ersetzt aber nicht die XML-Rechnung.
XRechnung ist nicht auf Behörden beschränkt. Auch ein Geschäftskunde kann dieses Format für seinen Rechnungseingang verlangen.
Was ist ZUGFeRD?
Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung steckt die strukturierte XML-Datei in einem PDF/A-3-Dokument. Menschen sehen die PDF-Ansicht; Software verarbeitet die eingebetteten Daten. Das ist praktisch, wenn Ihr Team mit einer vertrauten Rechnungsansicht arbeitet und der Kunde zugleich strukturierte Daten übernehmen möchte.
Das Format wird von FeRD und dem französischen Partner FNFE-MPE gemeinsam mit Factur-X weiterentwickelt. Die FeRD-Formatbeschreibung erläutert Aufbau und Einsatz.
Die PDF-Ansicht und der XML-Inhalt müssen zusammenpassen. Bei abweichenden Angaben ist nach der aktuellen Verwaltungsauffassung der strukturierte Teil maßgebend. Vergleichen Sie bei Unstimmigkeiten deshalb die XML-Visualisierung mit der PDF-Ansicht und klären Sie die Abweichung mit dem Aussteller. Siehe BMF-FAQ, Frage 12a.
Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil sind geeignet?
Nach den BMF-FAQ, Frage 7, erfüllen XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatanforderungen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind ausgenommen. Die einzelne Rechnung muss dennoch die erforderlichen Angaben korrekt enthalten.
„Ab 2.0.1“ ist keine Empfehlung, heute eine alte Implementierung einzusetzen. FeRD führt zum Quellenstand dieses Beitrags ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit dem 1. September 2026. Das offizielle Informationspaket beschreibt die Änderungen und die zugehörigen Prüfdateien.
Fragen Sie Ihren Anbieter konkret: Welche Version und welches Profil erzeugt die Software? Welche Prüfregeln werden verwendet? Kann der Empfänger diese Ausgabe verarbeiten? Ein allgemeines Häkchen bei „ZUGFeRD unterstützt“ beantwortet diese Fragen nicht.
Welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?
Ihr Kunde verlangt ein bestimmtes Format
Beginnen Sie mit dieser Vorgabe. Lassen Sie sich Version, Profil, Übertragungsweg und benötigte Referenzen nennen. Legen Sie die Angaben beim Kundenstammsatz ab, damit sie bei der nächsten Rechnung wieder verfügbar sind.
Sie benötigen eine PDF-Ansicht und strukturierte Daten
Eine hybride ZUGFeRD-Rechnung kann gut passen, wenn der Empfänger sie akzeptiert. Prüfen Sie an einer Beispieldatei, ob Ihr System die eingebetteten Daten tatsächlich erhält. Ein Ausdruck, Screenshot oder neu gespeichertes PDF kann die XML-Daten verlieren.
Sie stellen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Prüfen Sie die Anforderungen des konkreten Auftraggebers. Für den Bund können neben XRechnung auch andere geeignete Standards akzeptiert werden. Die Bundesverwaltung nennt beispielsweise das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei, sofern die einschlägigen Anforderungen erfüllt sind. Eine beliebige hybride PDF ist damit nicht automatisch zulässig. Maßgeblich bleiben die Vorgaben des Empfängers und der Plattform. Quelle: E-Rechnung in der Bundesverwaltung.
Sie bedienen unterschiedliche Kundengruppen
Wählen Sie Software, mit der Sie aus denselben geprüften Rechnungsdaten die jeweils passende Ausgabe erzeugen können. Führen Sie beispielsweise einen Test mit einem Geschäftskunden und einen mit einem öffentlichen Auftraggeber durch. Entscheidend ist der vollständige Ablauf bis zur Annahme, nicht nur der Download einer Datei.
Erstellen, anzeigen und validieren sind unterschiedliche Aufgaben
Ein Viewer macht strukturierte Rechnungsdaten lesbar. Ein Validator prüft technische Regeln. Die sachliche Prüfung klärt unter anderem, ob Leistung, Preis und Rechnung zum Auftrag passen.
Ein grünes technisches Prüfergebnis beweist daher nicht, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder die steuerliche Behandlung im Einzelfall richtig ist. Auch KoSIT unterscheidet maschinell prüfbare Konformität von fachlichen Fragen, für die Kontext benötigt wird.
Für Ihren Softwaretest empfehlen wir:
- Eine typische Rechnung mit mehreren Positionen erzeugen.
- Die tatsächlich versendete Datei gegen das passende Regelwerk prüfen.
- Die strukturierten Daten anzeigen und mit den eingegebenen Angaben vergleichen.
- Eine Korrektur ausprobieren und prüfen, ob sie eindeutig zugeordnet werden kann.
- Die Originaldatei später erneut öffnen und an die Buchhaltung übergeben.
Häufige Fragen
Kann ich eine PDF einfach in XRechnung umbenennen?
Nein. Eine andere Dateiendung erzeugt keine strukturierten Rechnungsdaten. Für eine korrekte Ausgabe müssen die Inhalte in die benötigten Felder übernommen und geprüft werden. Die Grundlagen zur E-Rechnung erklären den Unterschied zum einfachen PDF.
Brauche ich bei XRechnung immer eine Leitweg-ID?
Im B2B-Bereich ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Für Rechnungen an Behörden ist die jeweilige Vorgabe zu beachten. Verwechseln Sie die Leitweg-ID nicht mit anderen Kundenreferenzen, die ein Empfänger verlangen kann. Siehe BMF-FAQ, Frage 6.
Muss ich ab 2027 beide Formate anbieten?
Aus der allgemeinen E-Rechnungspflicht folgt keine pauschale Pflicht, beide Formate anzubieten. Entscheidend sind ein geeignetes Format und die Anforderungen Ihres Geschäftsvorgangs. Die Fristen und Ausnahmen für 2027 und 2028 helfen bei der zeitlichen Einordnung.
Redaktion: E-Klar. Quellenstand geprüft am 22. September 2026. Allgemeine Orientierung; die Wahl des Formats ersetzt keine Prüfung des konkreten Geschäftsvorgangs.