Eine E-Rechnung erstellen Sie nicht, indem Sie ein PDF gestalten, sondern indem Sie Rechnungsdaten in einem strukturierten Format erzeugen, in Deutschland meist als XRechnung oder ZUGFeRD. Dafür brauchen Sie eine Software, die dieses Format ausgibt. Word und Excel können das nicht. Entscheidend sind drei Dinge: die richtigen Angaben in den richtigen Feldern, eine technische Prüfung vor dem Versand und die Aufbewahrung genau der Datei, die Ihr Kunde erhalten hat.
Diese Anleitung führt Sie in acht Schritten von den Stammdaten bis zur Ablage. Ein durchgerechnetes Beispiel zeigt, was in den Feldern steht. Am Ende kennen Sie die Fehler, an denen E-Rechnungen beim Empfänger am häufigsten scheitern.
Müssen Sie schon E-Rechnungen erstellen?
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Absatz 38 UStG:
- Bis Ende 2026 dürfen Sie für inländische B2B-Umsätze noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schreiben.
- Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug.
- Ab 2028 müssen Sie betroffene B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Ausnahmen bleiben bestehen, etwa für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden. Alle Fristen und Ausnahmen erklärt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Freiwillig dürfen Sie schon heute E-Rechnungen schreiben. Ihr Kunde muss dem nicht zustimmen. 2026 ist das sinnvollste Jahr für den Umstieg, denn noch können Sie bei einem Problem auf PDF oder Papier ausweichen.
Schritt 1: Klären Sie, was Ihr Kunde braucht
Fragen Sie vor der ersten E-Rechnung bei jedem wichtigen Kunden nach:
- Format: XRechnung, ZUGFeRD oder beides möglich?
- Kanal: E-Mail-Adresse für Rechnungen, Lieferantenportal oder Peppol?
- Referenzen: Welche Bestellnummer, Kostenstelle oder Lieferantennummer soll auf der Rechnung stehen?
- Bei Behörden: Welche Leitweg-ID gilt und über welches Rechnungsportal wird eingereicht?
Fünf Minuten an dieser Stelle ersparen Ihnen Wochen an Rückfragen. Eine häufige Ursache für zurückgewiesene E-Rechnungen ist keine technische, sondern eine fehlende oder falsche Referenz des Kunden.
Schritt 2: Wählen Sie das Format nach dem Empfänger
In Deutschland sind zwei Formate etabliert. Beide erfüllen nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums die Anforderungen an eine E-Rechnung. Bei ZUGFeRD gilt das ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Datei | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, über den PDF-Teil |
| Typisch für | Behörden und Kunden mit automatisiertem Rechnungseingang | Geschäftskunden, die zusätzlich ein gewohntes PDF möchten |
| Aktuelle Version | XRechnung 3.0 (Bundle 3.0.2, Sommer 2026) | ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit 1. September 2026 |
| Worauf achten? | Zusatzfelder wie Käuferreferenz und Verkäuferkontakt | Geeignetes Profil, zum Beispiel EN 16931; PDF und XML müssen übereinstimmen |
Wenn Ihr Kunde nichts vorgibt, ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 oft der pragmatische Weg, weil auch Empfänger ohne E-Rechnungssoftware das PDF lesen können. Für Behörden ist XRechnung der Regelfall. Den ausführlichen Vergleich finden Sie unter XRechnung oder ZUGFeRD. Was in einer XRechnung steckt, erklärt XRechnung einfach erklärt.
Schritt 3: Pflegen Sie Ihre Stammdaten einmal richtig
Die meisten Fehler in E-Rechnungen entstehen nicht in der einzelnen Rechnung, sondern in unvollständigen Stammdaten. Hinterlegen Sie in Ihrer Software:
- Ihr Unternehmen: vollständiger Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, eine E-Mail-Adresse für Rechnungsfragen und eine Kontaktperson mit Telefonnummer. Die XRechnung verlangt Kontakt und elektronische Adresse ausdrücklich.
- Ihre Kunden: Name und Anschrift, bei Bedarf die USt-IdNr., die elektronische Adresse für den Rechnungseingang und die Referenz, die der Kunde auf seinen Rechnungen sehen will.
- Ihre Leistungen: Bezeichnung, Einheit (Stunde, Stück, Pauschale), Preis und Steuersatz.
Was hier einmal sauber steht, muss nicht bei jeder Rechnung neu getippt werden. Genau dort, beim Kopieren aus Freitext, entstehen die meisten Fehler.
Schritt 4: Erfassen Sie die Rechnung als Daten
Eine E-Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG enthalten, und zwar im strukturierten Teil. Ein Hinweis, der nur in einer Fußzeile oder in einem Bild steht, zählt nicht. Ein Beispiel für eine Beratungsleistung an ein Unternehmen in Deutschland:
| Angabe | Beispielwert | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | RE-2026-1042 | Fortlaufend und einmalig |
| Rechnungsdatum | 8. Oktober 2026 | In der Datei als 2026-10-08 |
| Leistungszeitraum | 1. bis 30. September 2026 | Pflichtangabe, nicht nur im Freitext |
| Käuferreferenz | PO-77812 | Bestellnummer des Kunden |
| Position 1 | 10 Stunden Beratung à 95,00 € = 950,00 € | Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz 19 % |
| Position 2 | 1 Pauschale Workshop-Unterlagen = 50,00 € | Steuersatz 19 % |
| Summe netto | 1.000,00 € | Muss der Summe der Positionen entsprechen |
| Umsatzsteuer 19 % | 190,00 € | Je Steuersatz eine Aufschlüsselung |
| Zahlbetrag | 1.190,00 € | Abzüglich bereits gezahlter Beträge |
| Zahlung | Überweisung, IBAN, zahlbar bis 22. Oktober 2026 | Zahlungsart als Code, IBAN im Zahlungsfeld |
Bei einer E-Rechnung rechnet die Software des Empfängers nach. Stimmen Positionssummen, Nettosumme, Steuer und Zahlbetrag nicht auf den Cent überein, verletzt die Datei die Rechenregeln des Formats und kann abgelehnt werden. Das passiert zum Beispiel bei Rabatten, die nur als Text erwähnt werden, und bei Rundungen pro Position statt pro Steuersatz.
Sonderfälle brauchen zusätzliche Angaben, zum Beispiel ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, ein Befreiungsgrund oder der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung bei einer Korrektur. In der E-Rechnung gibt es dafür eigene Steuerkategorien und Felder. Ein Satz im Freitext genügt nicht.
Schritt 5: Erzeugen und validieren Sie die Datei
Eine geeignete Software erzeugt aus Ihren Angaben die XML-Datei, bei ZUGFeRD zusätzlich das PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Danach folgt die Validierung: Eine Prüfsoftware kontrolliert die Datei gegen die Regeln des Formats. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt in seinen FAQ, schon bei Erstellung und Versand zu validieren. Eine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist die Validierung nicht.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zeigt, warum sich die Prüfung lohnt:
- Bei einem Formatfehler liegt keine E-Rechnung vor, sondern nur eine sonstige Rechnung. Ab dem Ende Ihrer Übergangsfrist erfüllt sie die Pflicht nicht mehr.
- Ein Geschäftsregelfehler ist umsatzsteuerlich nur relevant, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Ablehnen kann das Eingangssystem Ihres Kunden die Datei trotzdem.
- Inhaltsfehler wie ein falscher Steuersatz findet kein Validator. Sie fallen nur bei der fachlichen Kontrolle auf.
Achten Sie darauf, dass Ihre Software mit aktuellen Prüfregeln arbeitet. Für XRechnung ist das derzeit das Bundle 3.0.2 „Summer 2026 Bugfix“ der KoSIT. Eine Datei, die intern mit alten Regeln „grün“ war, kann beim Kunden scheitern.
Schritt 6: Kontrollieren Sie, was der Empfänger sieht
Lassen Sie sich die fertige Datei in einem Viewer anzeigen und vergleichen Sie sie mit Ihrem Auftrag: Kunde, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Positionen, Summen und Bankverbindung.
Bei ZUGFeRD prüfen Sie zusätzlich, ob PDF und XML dasselbe sagen. Weichen beide voneinander ab, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Zeigt das PDF 1.190,00 Euro und die XML 1.090,00 Euro, gilt die XML. Dann haben Sie keine optische Kleinigkeit, sondern eine falsche Rechnung.
Schritt 7: Versenden Sie über den vereinbarten Kanal
Zwischen Unternehmen schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen bestimmten Versandweg vor. Nach den BMF-FAQ kommen E-Mail, ein Download-Portal, Schnittstellen oder das Peppol-Netzwerk in Betracht. Eine Zustimmung des Empfängers brauchen Sie für eine E-Rechnung seit 2025 nicht.
Praktisch entscheidet Ihr Kunde: Schicken Sie die Datei an die Adresse oder das Portal, das er nennt, nicht an die Person, mit der Sie das Projekt besprochen haben. Behörden geben in der Regel ein Rechnungsportal vor und erwarten die korrekte Leitweg-ID. Wichtig ist außerdem: Die versendete Datei muss genau die validierte Datei sein. Wird sie beim Versand noch einmal umgewandelt oder komprimiert, gilt Ihre Prüfung nicht mehr.
Schritt 8: Bewahren Sie das Original auf
Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung bewahren Sie mindestens den strukturierten Teil unverändert im Originalformat auf, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML. Ein Ausdruck oder ein später neu erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht.
Muss eine E-Rechnung korrigiert werden, stellen Sie eine neue strukturierte Rechnung aus, die sich auf die ursprüngliche bezieht. Bearbeiten Sie die versendete Datei nicht nachträglich und schicken Sie keinen PDF-Nachtrag.
Womit erstellen Sie die E-Rechnung?
| Weg | Passt, wenn … | Achten Sie auf … |
|---|---|---|
| Rechnungsprogramm mit E-Rechnung | Sie Rechnungen selbst schreiben, auch bei wenigen pro Monat | Format, Version, Profil, eingebaute Prüfung, Korrekturen und Ablage des Originals |
| Buchhaltung oder ERP | Kunden, Aufträge und Zahlungen ohnehin dort verwaltet werden | Ob die Zusatzfelder der XRechnung tatsächlich befüllt werden |
| Eingabemaske eines Rechnungsportals | Sie nur gelegentlich an Behörden fakturieren | Gilt nur für das jeweilige Portal; die Daten fehlen danach in Ihrer eigenen Buchhaltung |
| PDF-Umwandlung | Als Übergang für einzelne Rechnungen | Jede umgewandelte Rechnung fachlich prüfen, weil die Texterkennung Werte falsch lesen kann |
Die entscheidende Frage bei der Auswahl ist nicht „Kann die Software XML exportieren?“. Fragen Sie: Hält sie meine Rechnungsdaten korrekt, prüft sie die Datei vor dem Versand und bringt sie die richtige Datei ohne Medienbruch zum richtigen Empfänger? Lassen Sie sich dafür einen eigenen, typischen Rechnungsfall vorführen, einschließlich einer Korrektur.
Typische Fehler beim Erstellen
- Ein normales PDF gilt als E-Rechnung. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
- Die Käuferreferenz fehlt. Die Datei ist technisch fast gültig, der Kunde kann sie aber keiner Bestellung zuordnen.
- Rabatte oder Skonto stehen nur im Text. Dann stimmen die Summen nicht, oder der Kunde kann den Abzug nicht automatisch verarbeiten.
- Leistungsdatum nur im Freitext. Pflichtangaben gehören in die vorgesehenen Felder.
- Falsches ZUGFeRD-Profil. MINIMUM und BASIC-WL sind keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
- Ein Kleinunternehmer weist Steuer aus. Dann wird die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG geschuldet, in jedem Format.
- Archiviert wird die Vorschau statt des Originals. Aufbewahrt werden muss die tatsächlich versendete Datei.
Häufige Fragen zum Erstellen von E-Rechnungen
Kann ich eine E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen?
Nein. Word und Excel erzeugen keine XRechnung und kein ZUGFeRD. Ein aus Word exportiertes PDF bleibt eine sonstige Rechnung. Sie können Ihre Vorlagen aber als Datengrundlage nutzen und die Angaben in eine E-Rechnungssoftware übernehmen.
Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?
Es gibt kostenlose Werkzeuge und für Behördenrechnungen die Eingabemasken der Rechnungsportale. Prüfen Sie bei jedem Werkzeug, ob es aktuelle Formatversionen unterstützt, die Datei vor dem Versand validiert und Ihnen das Original zur Aufbewahrung gibt. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, spart mit einer Software, die Kunden und Leistungen speichert, meist mehr Zeit als Geld.
Muss ich XRechnung und ZUGFeRD anbieten?
Nein. Das Gesetz verlangt ein geeignetes strukturiertes Format, nicht beide. Welches Format sinnvoll ist, bestimmt Ihr Kunde.
Brauche ich für eine E-Rechnung an ein Unternehmen eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID gibt es nur bei öffentlichen Auftraggebern. Bei Unternehmen gehört die Referenz, die Ihr Kunde nennt, in das Feld Käuferreferenz.
Darf ich die E-Rechnung per E-Mail verschicken?
Ja, zwischen Unternehmen ist E-Mail ein zulässiger Weg. Ihr Kunde kann aber einen anderen Eingang vorgeben, zum Beispiel ein Lieferantenportal.
Wie korrigiere ich eine fehlerhafte E-Rechnung?
Erstellen Sie eine neue E-Rechnung, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder eine Stornorechnung mit anschließender neuer Rechnung. Bewahren Sie beide Fassungen auf. Wie Sie im Einzelfall korrigieren, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Redaktion: E-Klar. Quellenstand: § 14, § 14b und § 27 Absatz 38 UStG, BMF-FAQ zur E-Rechnung, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, KoSIT (XRechnung 3.0.2, Sommer 2026) und FeRD (ZUGFeRD 2.5.2). Geprüft am 8. Oktober 2026. Allgemeine Orientierung; steuerliche Einzelfälle klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.