Eine XRechnung ist eine Rechnung, die nur aus strukturierten Daten besteht: einer XML-Datei, in der jede Angabe in einem fest definierten Feld steht. Sie ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an Behörden und eine zulässige E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Im Oktober 2026 gilt XRechnung 3.0. XRechnung 4.0 liegt erst als Vorversion vor.
Eine XRechnung sieht man nicht an wie ein PDF. Man öffnet sie mit einer Software, die die Daten lesbar darstellt. Dieser Beitrag erklärt, wie eine XRechnung aufgebaut ist und welche Felder sie über die europäische Norm hinaus verlangt. Außerdem erfahren Sie, welche Version aktuell gilt und warum eine Datei trotz vollständiger Rechnungsangaben abgelehnt werden kann.
XRechnung auf einen Blick
| Was ist es? | Deutscher Standard für elektronische Rechnungen auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931 |
|---|---|
| Dateiform | XML-Datei, wahlweise in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII |
| Herausgeber | Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), veröffentlicht über XStandards Einkauf |
| Geltende Version | XRechnung 3.0, mindestens bis 31. Juli 2027; technisches Bundle 3.0.2 „Summer 2026 Bugfix“ vom 31. August 2026 |
| Nur für Behörden? | Nein, auch zwischen Unternehmen zulässig |
| PDF nötig? | Nein, die XML-Datei ist die Rechnung |
| Leitweg-ID nötig? | Nur wenn ein öffentlicher Auftraggeber sie vorgibt |
Was ist eine XRechnung?
Die europäische Norm EN 16931 beschreibt, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten kann und was sie bedeuten. Jede Information hat eine Kennung, den sogenannten Business Term (BT). BT-1 ist zum Beispiel die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum.
Die XRechnung legt fest, wie diese Norm in Deutschland angewendet wird. Fachlich ist sie eine CIUS (Core Invoice Usage Specification): Sie übernimmt das Datenmodell der Norm, macht einige optionale Felder zur Pflicht und ergänzt eigene Prüfregeln. Herausgegeben wird sie von der KoSIT über XStandards Einkauf.
Das Ergebnis ist ein Datensatz mit eindeutiger Bedeutung. Wo bei einer PDF-Rechnung irgendwo auf der Seite „Rechnungsnummer RE-2026-1042“ steht, enthält die XRechnung ein Feld, das jede Software als Rechnungsnummer erkennt. Deshalb kann eine Buchhaltung sie ohne Abtippen und ohne Texterkennung übernehmen.
XRechnung und E-Rechnung: Was ist der Unterschied?
E-Rechnung ist der rechtliche Oberbegriff. Nach § 14 Absatz 1 UStG ist das eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der EN 16931 entspricht und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. XRechnung ist ein konkretes Format, das diese Anforderungen erfüllt. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums nennen XRechnung ausdrücklich als geeignetes Format, neben ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen.
Jede korrekt erstellte XRechnung ist also eine E-Rechnung. Nicht jede E-Rechnung ist aber eine XRechnung. Wie sich XRechnung und das hybride PDF-Format ZUGFeRD unterscheiden und welches Format zu welchem Kunden passt, erklärt unsere Entscheidungshilfe XRechnung oder ZUGFeRD.
Wie ist eine XRechnung aufgebaut?
Eine XRechnung ist eine Textdatei im XML-Format. Die Norm erlaubt zwei technische Schreibweisen (Syntaxen), die dieselben Inhalte abbilden:
- UBL (Universal Business Language), verbreitet im europäischen Peppol-Netzwerk,
- UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), dieselbe Syntax, die auch ZUGFeRD im PDF einbettet.
Beide sind gleichwertig. Ihr Empfänger muss die gewählte Syntax verarbeiten können. So sieht die Zuordnung für einige zentrale Angaben in UBL aus. Die Werte sind ein vereinfachtes Beispiel:
| Angabe | Business Term | XML-Element (UBL) | Beispielwert |
|---|---|---|---|
| Spezifikation | BT-24 | cbc:CustomizationID | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
| Rechnungsnummer | BT-1 | cbc:ID | RE-2026-1042 |
| Rechnungsdatum | BT-2 | cbc:IssueDate | 2026-10-08 |
| Rechnungsart | BT-3 | cbc:InvoiceTypeCode | 380 (Handelsrechnung) |
| Käuferreferenz | BT-10 | cbc:BuyerReference | Leitweg-ID oder Bestellreferenz des Kunden |
| Elektronische Adresse des Verkäufers | BT-34 | cbc:EndpointID | rechnung@beispiel-gmbh.de |
| Summe netto | BT-109 | cbc:TaxExclusiveAmount | 1000.00 |
| Umsatzsteuer gesamt | BT-110 | cbc:TaxAmount | 190.00 |
| Zahlbetrag | BT-115 | cbc:PayableAmount | 1190.00 |
Zwei Dinge zeigt das Beispiel. Beträge stehen mit Punkt als Dezimaltrennzeichen und ohne Tausenderpunkt in der Datei, Datumsangaben im Format Jahr-Monat-Tag. Und das Feld BT-24 sagt dem Empfänger, nach welcher Spezifikation die Datei geprüft werden soll. Eine Datei, die sich als XRechnung 3.0 ausweist, wird auch nach deren Regeln geprüft.
Welche Pflichtfelder hat eine XRechnung?
Zwei Regelwerke greifen ineinander. Das Umsatzsteuerrecht bestimmt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei einer E-Rechnung müssen diese Angaben nach Auffassung der Finanzverwaltung im strukturierten Teil stehen.
Die XRechnung verlangt darüber hinaus Angaben, die steuerlich nicht vorgeschrieben sind, aber die automatische Verarbeitung sichern. Diese Felder fehlen in der Praxis am häufigsten:
| Feld | Was gehört hinein? |
|---|---|
| Käuferreferenz (BT-10) | Bei Behörden die Leitweg-ID. Bei Unternehmen die Referenz, die Ihr Kunde nennt, etwa eine Bestell- oder Kostenstellennummer. |
| Kontakt des Verkäufers (BT-41 bis BT-43) | Ansprechpartner oder Abteilung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen |
| Elektronische Adressen (BT-34, BT-49) | Je eine elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer, häufig eine E-Mail-Adresse oder eine Peppol-ID |
| Zahlungsanweisungen | Zahlungsart als Code, bei Überweisung die IBAN |
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerarten mit unterschiedlichen Folgen:
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht dem Format oder lässt sich nicht vollständig auslesen. Dann liegt umsatzsteuerlich keine E-Rechnung vor, sondern nur eine sonstige Rechnung.
- Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt eine Regel des Formats, etwa weil die Käuferreferenz fehlt. Umsatzsteuerlich zählt das nur, wenn eine Pflichtangabe betroffen ist. Eine fehlende Käuferreferenz gehört nicht dazu.
- Inhaltsfehler: Die Datei ist technisch sauber, aber eine Angabe ist falsch, zum Beispiel der Steuersatz. Das kann kein Validator erkennen.
Praktisch heißt das: Auch ein Fehler ohne steuerliche Folgen kann eine Zahlung verzögern, weil das Eingangssystem Ihres Kunden die Datei ablehnt. Fragen Sie Ihren Kunden deshalb vor der ersten Rechnung, welche Referenz in BT-10 gehört.
XRechnung an Behörden: Leitweg-ID und Einreichung
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, die unabhängig von den umsatzsteuerlichen Übergangsfristen bestehen. Bundesbehörden nehmen seit November 2020 grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen an. Viele Länder und Kommunen haben vergleichbare Regeln. Eingereicht wird meist über ein Rechnungsportal oder über das Peppol-Netzwerk, nicht per E-Mail an die Sachbearbeitung.
Die Leitweg-ID adressiert die richtige Stelle innerhalb der Verwaltung. Sie steht im Feld Käuferreferenz (BT-10) und wird vom Auftraggeber mitgeteilt, meist in der Bestellung oder im Vertrag. Für Rechnungen zwischen Unternehmen brauchen Sie nach den BMF-FAQ keine Leitweg-ID.
Vor der ersten Behördenrechnung sollten Sie klären, über welches Portal Sie einreichen, welche Leitweg-ID gilt, welche Bestell- oder Vertragsnummer anzugeben ist und ob das Portal UBL und CII annimmt. Eine technisch gültige XRechnung mit falscher Leitweg-ID landet nicht bei der richtigen Stelle.
Welche XRechnung-Version gilt 2026?
Bei XRechnung lohnt sich ein genauer Blick auf die Versionsnummern. Sie bezeichnen zwei Ebenen:
- Standard: Normativ gilt XRechnung 3.0. Weil im Sommer 2026 keine normative Änderung erschien, bleibt sie laut KoSIT mindestens bis 31. Juli 2027 in Kraft.
- Technisches Bundle: Spezifikation, Prüfregeln und Validator erscheinen gemeinsam. Aktuell ist das Bundle XRechnung 3.0.2 „Summer 2026 Bugfix“ vom 31. August 2026 mit dem KoSIT-Validator 1.6.3. Das Release schließt eine Sicherheitslücke im Validator und passt einzelne Prüfregeln an. Normative Änderungen enthält es nicht. Bugfix-Releases müssen nicht sofort umgesetzt werden, die KoSIT empfiehlt aber zeitnahe Updates. Einzelheiten stehen in der Ankündigung des Bugfix-Release.
Was ist mit XRechnung 4.0?
Im September 2026 hat die KoSIT eine Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0 veröffentlicht. Sie setzt die überarbeitete europäische Norm EN 16931-1:2026 um und ist ausdrücklich nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen. Die finale Fassung soll nach Angaben von XStandards Einkauf voraussichtlich im Frühjahr 2027 zusammen mit den technischen Komponenten erscheinen.
Für Ihre Rechnungen heute bedeutet das: Erstellen Sie weiter XRechnung 3.0. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, wann er Version 4.0 unterstützen wird. Wer behauptet, XRechnung 4.0 sei bereits Pflicht, liegt falsch.
Wie öffne und lese ich eine XRechnung?
In einem Texteditor sehen Sie nur XML-Code. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der die Felder als übersichtliche Rechnung darstellt. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können das. Die KoSIT stellt zudem eine Komponente zur Visualisierung bereit, die Softwareanbieter einbinden.
Ein Viewer und ein Validator beantworten unterschiedliche Fragen. Der Viewer zeigt, was in der Rechnung steht. Der Validator prüft, ob die Datei die maschinell prüfbaren Regeln erfüllt. Für eingehende Rechnungen brauchen Sie in der Regel beides. Wenn Sie vertrauliche Rechnungen bei einem Online-Dienst hochladen, prüfen Sie, wer ihn betreibt und ob die Dateien gespeichert werden.
Wie prüfe ich eine XRechnung?
Die technische Prüfung läuft in Schichten:
- XML-Syntax: Ist die Datei überhaupt wohlgeformtes XML?
- Schema: Passen Elemente und Datentypen zur gewählten Syntax UBL oder CII?
- Regeln der EN 16931: Stimmen etwa Summen, Steuerkategorien und Pflichtfelder der Norm?
- Regeln der XRechnung: Sind die deutschen Zusatzfelder wie Käuferreferenz und Verkäuferkontakt vorhanden?
Das Bundesfinanzministerium empfiehlt in seinen FAQ, E-Rechnungen schon bei Erstellung und Versand zu validieren. Eine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist die Validierung nicht. Eine bestimmte Validierungssoftware empfiehlt das Ministerium nicht.
Was ein grüner Prüfbericht nicht beweist: dass die Leistung erbracht wurde, dass der Preis stimmt oder dass der Steuersatz im Einzelfall richtig ist. Ein Validator erkennt zum Beispiel, dass 1.000 Euro netto und 190 Euro Steuer nicht 1.200 Euro ergeben. Er erkennt nicht, dass 900 Euro vereinbart waren.
Kann ich eine PDF in eine XRechnung umwandeln?
Technisch ja: Programme lesen die Werte aus der PDF und erzeugen daraus XML. Das Ergebnis ist aber nur so gut wie die Erkennung. Fehleranfällig sind mehrzeilige Positionen, Rabatte, gemischte Steuersätze, Gutschriften und Bankdaten. Prüfen Sie jede umgewandelte Rechnung deshalb fachlich und technisch.
Für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen ist der umgekehrte Weg robuster: Erzeugen Sie die XRechnung direkt aus den Rechnungsdaten, statt erst ein PDF zu gestalten und es dann zurückzuverwandeln. Wie das Schritt für Schritt funktioniert, zeigt unsere Anleitung E-Rechnung erstellen.
Häufige Fragen zur XRechnung
Ist eine XRechnung ohne PDF gültig?
Ja. Die XML-Datei ist die Rechnung. Eine zusätzlich mitgeschickte PDF-Ansicht ist nur eine Lesehilfe. Für die Aufbewahrung zählt die XML-Datei.
Darf ich eine XRechnung per E-Mail verschicken?
Zwischen Unternehmen in Deutschland ja. Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Behörden geben dagegen meist ein Portal oder Peppol vor.
Muss ich als Unternehmen XRechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmen müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, also auch XRechnungen. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Zum Lesen brauchen Sie zusätzlich einen Viewer. Die Fristen für das Ausstellen erklärt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?
Es sind zwei XML-Schreibweisen für dieselben Inhalte. Beide sind für die XRechnung zulässig. Entscheidend ist, was Ihr Empfänger verarbeiten kann.
Wie lange muss ich eine XRechnung aufbewahren?
Rechnungen sind nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bewahren Sie die XML-Datei unverändert im Originalformat auf. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF ersetzt sie nicht.
Braucht jede XRechnung eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID gibt es nur bei öffentlichen Auftraggebern. Bei Geschäftskunden gehört eine andere Referenz in das Feld Käuferreferenz, zum Beispiel die Bestellnummer.
Redaktion: E-Klar. Quellenstand: KoSIT/XStandards Einkauf (Bundle XRechnung 3.0.2 Summer 2026 Bugfix, Vorversion XRechnung 4.0), BMF-FAQ zur E-Rechnung und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Geprüft am 8. Oktober 2026. Allgemeine Orientierung; Anforderungen einzelner öffentlicher Auftraggeber können abweichen.