Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden kann. Sie ist kein gewöhnliches PDF und keine eingescannte Papierrechnung.
Kurz gesagt: Jedes Unternehmen muss für die E-Rechnung bereit sein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen wird stufenweise erweitert; spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung zum Standard im deutschen B2B-Rechnungsverkehr.
Die E-Rechnung verändert dauerhaft, wie Unternehmen Rechnungen erstellen, versenden, empfangen, prüfen und aufbewahren. Es geht nicht um eine kleine technische Anpassung, sondern um einen neuen Rechnungsprozess.
Die wichtigsten Antworten auf einen Blick
- Was ist eine E-Rechnung? Eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die Software automatisch verarbeiten kann.
- Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nein. Ein einfaches PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten.
- Wer braucht die E-Rechnung? Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und zuverlässig handhaben können.
- Wann gilt die Pflicht? Empfang seit 2025; stufenweise Ausstellungspflicht ab 2027 und grundsätzlich für den gesamten inländischen B2B-Rechnungsverkehr ab 2028.
- Welche Formate sind üblich? In Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
- Was müssen Unternehmen tun? Einen professionellen Prozess für Erstellung, Empfang, Prüfung, Verarbeitung und Aufbewahrung einrichten.
E-Rechnung einfach erklärt: Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dieses Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
„Strukturiert“ bedeutet: Die einzelnen Rechnungsangaben sind nicht nur sichtbar, sondern als eindeutig definierte Datenfelder hinterlegt. Eine Buchhaltungssoftware kann dadurch beispielsweise erkennen:
- wer die Rechnung ausgestellt hat,
- wer die Rechnung erhält,
- welche Rechnungsnummer und welches Rechnungsdatum gelten,
- wann die Leistung erbracht wurde,
- welche Positionen berechnet werden,
- welche Netto-, Steuer- und Bruttobeträge enthalten sind,
- wann und wie die Rechnung bezahlt werden soll.
Diese Daten müssen nicht mehr aus einem Dokument abgetippt oder mit Texterkennung geschätzt werden. Sie können direkt in Buchhaltungs-, Freigabe- und Zahlungsprozesse übernommen werden.
Wichtig ist jedoch: Nicht jede XML-Datei ist automatisch eine gültige E-Rechnung. Das Format und die enthaltenen Daten müssen die einschlägigen technischen und umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen.
Warum ist eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF ist für Menschen lesbar, enthält seine Informationen aber in der Regel nicht als eindeutig strukturierte Rechnungsdaten. Für ein Softwaresystem ist es zunächst eine gestaltete Seite: Es „sieht“ nicht zuverlässig, welches Element die Rechnungsnummer, der Steuerbetrag oder das Leistungsdatum ist.
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht deshalb zwischen:
- E-Rechnung: strukturiertes, elektronisch verarbeitbares Rechnungsformat;
- sonstige Rechnung: Papierrechnung oder unstrukturiertes elektronisches Dokument, zum Beispiel ein einfaches PDF.
Das bedeutet nicht, dass jedes PDF seit 2025 automatisch unzulässig ist. Während der gesetzlichen Übergangsfristen und in bestimmten Ausnahmefällen darf weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden. Ein PDF wird dadurch aber nicht zu einer E-Rechnung.
Auch das Umbenennen einer PDF-Datei, ein Scan, ein Foto oder der Export einer Word- oder Excel-Rechnung als PDF erzeugt keine E-Rechnung. Entscheidend sind die strukturierten Daten im richtigen Format.
Eine Besonderheit ist ZUGFeRD: Hier kann eine PDF-Datei tatsächlich Bestandteil einer E-Rechnung sein, weil eine strukturierte XML-Datei in das PDF/A-3-Dokument eingebettet ist. Rechtlich und technisch maßgeblich ist dabei der strukturierte Datenteil – nicht allein das sichtbare Rechnungsbild.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Beide können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, wenn eine zulässige Version und ein geeignetes Profil verwendet werden.
XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Rechnungsformat. Sie enthält grundsätzlich kein klassisch gestaltetes Rechnungsbild und wurde besonders für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern etabliert. Eine XRechnung kann mit einem geeigneten Viewer für Menschen lesbar dargestellt und von kompatibler Software direkt verarbeitet werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Dadurch können Menschen die bekannte PDF-Ansicht nutzen, während Software die strukturierten Daten verarbeitet. Nach aktueller Verwaltungsauffassung erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Welches Format ist das richtige?
Das hängt unter anderem vom Rechnungsempfänger, vom Geschäftsvorgang und von der verwendeten Software ab. Für Rechnungen an Behörden gelten zusätzlich die jeweiligen B2G-Vorgaben, Übermittlungswege und gegebenenfalls Anforderungen an die Leitweg-ID. Im B2B-Bereich wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt.
Wie funktioniert eine E-Rechnung in der Praxis?
Ein vollständiger E-Rechnungsprozess besteht nicht nur aus dem Versand einer Datei. Er umfasst mehrere Schritte:
- Erstellen: Die Rechnungsdaten werden vollständig in einem geeigneten System erfasst und als zulässiges strukturiertes Format ausgegeben.
- Validieren: Format, Pflichtfelder und logische Zusammenhänge werden auf technische oder inhaltliche Fehler geprüft.
- Übermitteln: Die E-Rechnung wird beispielsweise per E-Mail, über eine Schnittstelle oder über ein Portal versandt.
- Empfangen und darstellen: Der Empfänger übernimmt die Datei und macht sie bei Bedarf mit einem Viewer menschenlesbar.
- Prüfen und verarbeiten: Die strukturierten Daten werden kontrolliert, freigegeben und möglichst ohne Medienbruch an Buchhaltung oder Zahlung weitergegeben.
- Aufbewahren: Der strukturierte Originalteil wird unversehrt, auffindbar und für die gesetzliche Frist gespeichert.
Für den inländischen B2B-Austausch schreibt das Umsatzsteuerrecht keinen einzigen Übermittlungsweg vor. Eine E-Mail kann ausreichen. Entscheidend ist, dass die Datei im richtigen Format ankommt und im Unternehmen zuverlässig weiterbehandelt werden kann.
Warum wird die E-Rechnung in Deutschland eingeführt?
Nach den aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen soll die E-Rechnung die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft beschleunigen und Rechnungsprozesse effizienter machen. Wenn Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, müssen sie beim Empfänger nicht noch einmal manuell erfasst werden.
Dadurch können Unternehmen:
- doppelte Dateneingaben reduzieren,
- Übertragungs- und Rechenfehler früher erkennen,
- Rechnungen schneller prüfen und freigeben,
- Buchhaltungsprozesse automatisieren,
- Zahlungsabläufe beschleunigen,
- Rechnungsdaten einheitlicher weiterverarbeiten.
Die E-Rechnung schafft außerdem die technische Grundlage für ein später geplantes Meldesystem, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah und transaktionsbezogen an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen. Dieses Meldesystem ist noch nicht Teil der heutigen E-Rechnungspflicht; dafür sind weitere gesetzliche Regelungen erforderlich.
Die Umstellung ist deshalb keine kurzfristige Änderung des Dateityps. Sie ist ein grundlegender Wechsel von dokumentenbasierten zu datenbasierten Rechnungsprozessen.
Wer braucht eine E-Rechnung?
Die klare Antwort lautet: jedes Unternehmen in Deutschland muss sich auf die E-Rechnung einstellen. Das gilt für Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe ebenso wie für den Mittelstand und große Unternehmen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinunternehmer müssen eingehende E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach kann für den reinen Empfang genügen, löst aber noch nicht den gesamten Prozess: XML-Dateien müssen lesbar dargestellt, richtig zugeordnet, geprüft und im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden können.
Die Ausstellungspflicht wird schrittweise erweitert. Deshalb ist die E-Rechnung keine Spezialanforderung für große Buchhaltungsabteilungen, sondern ein neuer Standard, auf den sich jedes Unternehmen vorbereiten muss.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt:
Bis 31. Dezember 2026
Alle Rechnungsaussteller können für betroffene Umsätze noch eine sonstige Rechnung verwenden. Eine Papierrechnung ist während dieser Frist möglich. Ein einfaches PDF darf nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist noch bis Ende 2027.
Ab 1. Januar 2028
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung für die betroffenen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend – unabhängig von der Umsatzhöhe.
Für einzelne Rechnungstypen bestehen begrenzte Ausnahmen, etwa bei B2C-Umsätzen, Kleinbetragsrechnungen oder Leistungen von Kleinunternehmern. Diese Ausnahmen ändern nichts an der praktischen Kernbotschaft: Jedes Unternehmen braucht einen verlässlichen E-Rechnungsprozess. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene B2G-Regelungen.
Was müssen Unternehmen jetzt konkret tun?
Eine E-Mail-Adresse allein ist kein vollständiger E-Rechnungsprozess. Unternehmen sollten ihren Ablauf von der Erstellung bis zur Aufbewahrung prüfen:
- Empfang: Können XRechnung und ZUGFeRD sicher entgegengenommen werden?
- Darstellung: Können zuständige Mitarbeiter XML-Rechnungen zuverlässig lesen?
- Prüfung: Werden Formatfehler, fehlende Pflichtangaben und widersprüchliche Beträge erkannt?
- Erstellung: Kann das bestehende System gültige E-Rechnungen erzeugen – nicht nur PDFs?
- Empfängeranforderungen: Ist klar, welches Format und welcher Übermittlungsweg verlangt werden?
- Verarbeitung: Können strukturierte Daten ohne unnötige manuelle Arbeit übernommen werden?
- Aufbewahrung: Bleibt der strukturierte Originalteil vollständig und unversehrt verfügbar?
- Verantwortung: Ist festgelegt, wer Fehler, Ablehnungen und Korrekturen bearbeitet?
Umsatzsteuerlich müssen ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form unversehrt zu erhalten. Ein Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF-Ansicht ersetzt die Originaldatei nicht.
Warum Unternehmen professionelle E-Rechnungs-Unterstützung brauchen
Für die Umstellung benötigen Unternehmen einen professionell eingerichteten Prozess. Es reicht nicht, das Wort „E-Rechnung“ in eine bestehende PDF-Vorlage einzubauen oder eine Word-Rechnung als PDF zu exportieren.
Ein verlässlicher E-Rechnungsprozess muss unterschiedliche Aufgaben zusammenbringen: das richtige Format erzeugen, Pflichtangaben vollständig abbilden, Dateien validieren, XML-Daten lesbar machen, Empfängeranforderungen berücksichtigen und Originale sicher aufbewahren. Fehler sind in strukturierten Dateien häufig nicht mit bloßem Auge erkennbar und können dazu führen, dass eine Rechnung technisch abgelehnt oder als sonstige Rechnung eingeordnet wird.
Professionelle Unterstützung ist deshalb für die meisten Unternehmen der sicherste und effizienteste Weg. Dazu gehören geeignete E-Rechnungssoftware, ein sauber eingerichteter Buchhaltungsprozess und bei steuerlichen Einzelfragen fachkundige Beratung.
Die wichtigste E-Klar-Empfehlung
Behandeln Sie die E-Rechnung nicht als Problem der Dateikonvertierung. Die entscheidende Frage lautet nicht: „Wie machen wir aus unserem PDF eine XML-Datei?“ Sie lautet: „Wie sorgen wir dafür, dass korrekte Rechnungsdaten vom Erstellen bis zur Aufbewahrung sicher durch unseren gesamten Prozess laufen?“
Wer nur das Ausgangsformat austauscht, digitalisiert noch keinen Rechnungsprozess. Wer Erstellung, Validierung, Empfang, Freigabe und Aufbewahrung gemeinsam betrachtet, schafft dagegen einen Ablauf, der auch bei mehr Rechnungen zuverlässig funktioniert.
Eine gute Lösung sollte mindestens dabei helfen:
- XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen und zu empfangen,
- strukturierte Rechnungsdaten verständlich darzustellen,
- technische Fehler vor dem Versand zu erkennen,
- eingehende und ausgehende Rechnungen klar zu organisieren,
- Originaldateien sicher und nachvollziehbar aufzubewahren,
- den Prozess ohne unnötige Komplexität in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Genau hier setzt E-Klar an: Unternehmen sollen ihre E-Rechnungen verständlich, sicher und klar handhaben können – damit sie sich auf ihr eigentliches Geschäft konzentrieren können.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten nicht als E-Rechnung. Es wird umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung eingeordnet. Ein ZUGFeRD-Dokument kann dagegen eine E-Rechnung sein, weil es strukturierte XML-Daten in einer PDF/A-3-Datei enthält.
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen versenden?
Ja, während der allgemeinen Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Für ein unstrukturiertes elektronisches Format wie PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Ein solches PDF ist trotzdem keine E-Rechnung.
Muss jedes Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen?
Ja. Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Dazu zählen auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer. Die Pflicht zum Ausstellen wird bis 2028 stufenweise erweitert.
Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Für ihre eigenen Leistungen sind sie nach der aktuellen Rechtslage von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung kann die Ausstellungspflicht unter den übrigen Voraussetzungen greifen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format ohne klassische PDF-Ansicht. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Beide können eine gültige E-Rechnung darstellen, wenn Version, Profil und Inhalt die Anforderungen erfüllen.
Kann eine E-Rechnung per E-Mail verschickt werden?
Ja. Für inländische B2B-Umsätze ist kein bestimmter Übermittlungsweg vorgeschrieben. E-Mail, Schnittstelle, gemeinsamer Speicher oder Downloadportal kommen grundsätzlich infrage. Für öffentliche Auftraggeber können besondere Portale und Vorgaben gelten.
Benötige ich für E-Rechnungen eine spezielle Software?
In der Praxis benötigen Unternehmen eine geeignete Lösung, um E-Rechnungen zuverlässig zu erstellen, darzustellen, zu prüfen, zu verarbeiten und aufzubewahren. Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang genügen, ersetzt aber keinen vollständigen E-Rechnungsprozess.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Fazit: Die E-Rechnung ist ein neuer Prozess, nicht nur eine neue Datei
Eine E-Rechnung ist kein PDF mit einem neuen Namen. Sie ist ein strukturierter Datensatz, der Rechnungen zwischen Unternehmen maschinenlesbar und automatisierbar macht. Damit verändert sie den gesamten Ablauf: vom Erstellen und Versenden über das Prüfen und Verarbeiten bis zur Aufbewahrung.
Die Pflicht wird stufenweise eingeführt, aber die Umstellung hat längst begonnen. Unternehmen müssen E-Rechnungen grundsätzlich bereits empfangen können und sollten jetzt sicherstellen, dass ihr Prozess auch für Erstellung, Validierung und Aufbewahrung vorbereitet ist. Mit einem professionell eingerichteten System wird aus einer technischen und gesetzlichen Aufgabe ein klarer, beherrschbarer Geschäftsprozess.
Stand: 1. September 2026. Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung zur E-Rechnung in Deutschland und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.