Für betroffene inländische B2B-Umsätze müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz grundsätzlich ab 2027 E-Rechnungen ausstellen. Bei höchstens 800.000 Euro endet die verlängerte Übergangsfrist Ende 2027. Ab 2028 entfallen diese allgemeinen Übergangsregeln. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Der Empfang ist davon getrennt: Inländische Unternehmen müssen bereits seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können. Dieser Beitrag hilft Ihnen, die Frist für Ihre Ausgangsrechnungen einzuordnen und die nächsten Arbeitsschritte festzulegen.
Die E-Rechnungsfristen auf einen Blick
| Zeitpunkt | Was gilt? |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Allgemeine Übergangsregel für die Ausstellung: Papier bleibt möglich, einfaches PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| Im Jahr 2027 | Verlängerung für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Eine gesonderte EDI-Regel kann ebenfalls greifen. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die allgemeinen Übergangsregeln enden. Die Pflicht gilt im gesetzlichen Anwendungsbereich, weiterhin mit Ausnahmen. |
Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Absatz 38 UStG. Sie beziehen sich auf bestimmte Umsatzzeiträume und enthalten auch Fristen für die Übermittlung. Leiten Sie die maßgebliche Frist daher nicht allein aus dem Rechnungsdatum ab.
Betrifft die Pflicht Ihre Rechnung?
Prüfen Sie zuerst den Geschäftsvorgang. Die allgemeine B2B-Pflicht erfasst Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide Beteiligten im gesetzlichen Sinne im Inland ansässig sind. Die Rechtsgrundlage ist § 14 Absatz 2 UStG.
„Selbstständig“ oder „Freiberufler“ ist keine eigene Befreiung. Maßgeblich sind unter anderem der Kunde, der Umsatz und eine mögliche Ausnahme. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter diese allgemeine B2B-Pflicht. Bei grenzüberschreitenden Fällen gelten andere Regeln; eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung allein beantwortet die Frage der Ansässigkeit nicht.
Öffentliche Auftraggeber gesondert prüfen: Für Rechnungen an Behörden können eigene B2G-Vorgaben gelten. Die umsatzsteuerlichen Übergangsfristen ersetzen diese Vorgaben nicht. Fragen Sie nach Format, Rechnungsportal und benötigten Referenzen. Orientierung bietet das Informationsangebot des Bundes zur E-Rechnung.
E-Rechnungspflicht 2027: Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze?
Entscheidend ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, nicht der Betrag einer einzelnen Rechnung und nicht der Umsatz des Kunden. Für 2027 ist somit der Gesamtumsatz 2026 relevant. Genau 800.000 Euro liegen noch innerhalb der Grenze. Der Begriff Gesamtumsatz richtet sich nach § 19 Absatz 2 UStG.
Zwei vereinfachte Beispiele für steuerpflichtige inländische B2B-Leistungen ohne besondere Ausnahme:
- Beratungsunternehmen mit 950.000 Euro Gesamtumsatz 2026: Den normalen PDF-Versand für Leistungen 2027 auf ein geeignetes E-Rechnungsformat umstellen.
- Agentur mit 400.000 Euro Gesamtumsatz 2026: Die Verlängerung kann 2027 noch genutzt werden. Den Umstieg dennoch planen, damit Software, Kundenstammdaten und Versand vor 2028 praktisch erprobt sind.
Für bestimmte EDI-Verfahren besteht bis Ende 2027 eine gesonderte Übergangsregel mit Zustimmung des Empfängers. Sie gilt nicht pauschal für jeden elektronischen Datenaustausch. Lassen Sie bei einem bestehenden EDI-Prozess prüfen, welche Regel Ihr Verfahren erfüllt.
Welche Ausnahmen bleiben auch 2028?
Die Aussage „Ab 2028 muss jede Rechnung eine E-Rechnung sein“ ist falsch. Zu den relevanten Abgrenzungen gehören:
- Kleinunternehmer: Für nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Umsätze erlaubt § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen. Diese Ausnahme endet nicht automatisch 2028.
- Kleinbetragsrechnungen: Bei höchstens 250 Euro Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer kann die Ausnahme nach § 33 UStDV greifen. Die Vorschrift enthält ihrerseits Einschränkungen.
- Weitere Fälle: Dazu gehören bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG und Fahrausweise, die als Rechnung gelten. Die BMF-FAQ, Frage 4 erläutert die Ausnahmen.
Kleinunternehmer müssen eingehende E-Rechnungen trotzdem empfangen können. Trennen Sie deshalb immer Ihre Rolle als Rechnungsaussteller von Ihrer Rolle als Kunde.
Was müssen Sie beim Empfang und bei der Aufbewahrung beachten?
Für den Empfang genügt nach den BMF-FAQ ein E-Mail-Postfach. Eine darüber hinausgehende automatisierte Verarbeitung ist nicht allein aufgrund der E-Rechnungsdefinition vorgeschrieben. Organisatorisch sinnvoll sind feste Zuständigkeiten: Wer sichtet den Eingang, gleicht ihn mit der Bestellung ab und bearbeitet Rückfragen?
Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt im ursprünglichen Format aufzubewahren. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre. Ein Ausdruck ersetzt die strukturierten Originaldaten nicht. Die Einzelheiten erläutern die BMF-FAQ, Fragen 8, 9 und 13.
So bereiten Sie den Umstieg vor
Diese Schritte sind eine praktische Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Checkliste:
- Rechnungsfälle sortieren: Geschäftskunden, Privatkunden, öffentliche Auftraggeber und Ausland getrennt erfassen.
- Frist dokumentieren: Gesamtumsatz 2026 und mögliche Ausnahmen mit der Buchhaltung klären.
- Format auswählen: Kundenanforderungen mit den Möglichkeiten der Software abgleichen. Unsere Entscheidungshilfe zu XRechnung und ZUGFeRD erklärt die Unterschiede.
- Testrechnung durchspielen: Erstellung, technische Prüfung, Versand, Empfang und Wiederauffinden der Originaldatei ausprobieren.
- Fehlerweg festlegen: Bestimmen, wer fehlende Angaben ergänzt und eine zurückgewiesene Rechnung korrigiert.
Lassen Sie sich bei der Softwareauswahl einen typischen eigenen Rechnungsfall zeigen. Ein erfolgreicher Export allein sagt wenig darüber aus, wie gut Korrekturen, wiederkehrende Kunden oder die Übergabe an Ihre Buchhaltung funktionieren.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung im heutigen umsatzsteuerlichen Sinne. Ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument kann dagegen strukturierte Daten enthalten. Die Grundlagen zur E-Rechnung erklären diese Unterscheidung.
Ist die 800.000-Euro-Grenze die Kleinunternehmergrenze?
Nein. Sie betrifft die Übergangsregel für 2027. Die Kleinunternehmerregelung ist davon getrennt zu prüfen. Aus einem Umsatz unter 800.000 Euro folgt kein Kleinunternehmerstatus.
Muss ich bis zu meiner Frist warten?
Nein. Sie können den Umstieg früher vorbereiten und geeignete E-Rechnungen bereits einsetzen. Besprechen Sie den Empfangsweg mit Ihren Kunden und testen Sie den Ablauf, bevor Sie ihn für alle Rechnungen verwenden.
Redaktion: E-Klar. Quellenstand geprüft am 22. September 2026. Allgemeine Orientierung; besondere Geschäftsvorfälle sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.