Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025. Ihre eigenen Rechnungen dürfen sie auf Papier verschicken, als PDF, wenn der Kunde zustimmt, oder freiwillig als E-Rechnung, ohne dass der Kunde zustimmen muss.
Dieser Beitrag trennt die beiden Rollen, die Sie als Kleinunternehmer haben: Sie stellen Rechnungen aus und empfangen Rechnungen von Lieferanten. Für beide gelten unterschiedliche Regeln. Am Ende wissen Sie, welche Angaben auf Ihre Rechnung gehören, wie Sie eingehende E-Rechnungen richtig behandeln und was sich ändert, wenn Ihr Umsatz die Kleinunternehmergrenze überschreitet.
Das Wichtigste in Kürze
| Frage | Antwort | Grundlage |
|---|---|---|
| Muss ich E-Rechnungen empfangen können? | Ja, seit 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. | § 14 UStG, BMF-FAQ |
| Muss ich E-Rechnungen ausstellen? | Nein, für Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind. Die Ausnahme ist nicht befristet. | § 34a Satz 4 UStDV |
| Darf ich auf Papier abrechnen? | Ja, immer. | Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE |
| Darf ich ein PDF per E-Mail schicken? | Ja, wenn der Kunde zustimmt. Eine bestimmte Form braucht die Zustimmung nicht. | Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE |
| Darf ich freiwillig eine E-Rechnung schicken? | Ja. Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 auch ohne Zustimmung des Kunden. | Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE |
| Darf ich Umsatzsteuer ausweisen? | Nein. Wer sie trotzdem ausweist, schuldet den Betrag dem Finanzamt. | § 14c UStG |
Wer ist Kleinunternehmer? Die Grenzen seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze eines im Inland ansässigen Kleinunternehmers steuerfrei. Früher wurde die Steuer lediglich „nicht erhoben“. Voraussetzung nach § 19 Absatz 1 UStG ist:
- Der Gesamtumsatz im Vorjahr lag bei höchstens 25.000 Euro, und
- der Gesamtumsatz im laufenden Jahr überschreitet 100.000 Euro nicht.
Beide Grenzen beziehen sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Bis Ende 2024 galten 22.000 Euro und eine Prognosegrenze von 50.000 Euro. Ältere Ratgeber nennen daher oft veraltete Werte.
Zwei Punkte werden häufig übersehen:
- Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort. Nach der Verwaltungsauffassung im BMF-Schreiben vom 18. März 2025 ist bereits der Umsatz steuerpflichtig, mit dem die Grenze überschritten wird. Alle späteren Umsätze des Jahres sind es ebenfalls. Es gibt keinen Wechsel erst zum Jahresende.
- Im Gründungsjahr gilt eine niedrigere Grenze. Wer im Vorjahr noch nicht tätig war, bleibt nach dem BMF-Schreiben nur Kleinunternehmer, solange der Umsatz im laufenden Jahr 25.000 Euro nicht überschreitet.
Auf die Kleinunternehmerregelung können Sie verzichten und freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln, etwa um Vorsteuer abzuziehen. Dieser Verzicht bindet Sie nach § 19 Absatz 3 UStG für mindestens fünf Kalenderjahre. Für diese Entscheidung sollten Sie Ihre Steuerberatung einbeziehen.
Ausstellen: Welche Rechnung dürfen Kleinunternehmer schreiben?
Die allgemeine Pflicht zur E-Rechnung nach § 14 Absatz 2 UStG gilt für Kleinunternehmer nicht. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt es ausdrücklich, Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze stets als sonstige Rechnung zu übermitteln. Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen ohne strukturiertes Format, etwa ein gewöhnliches PDF.
Diese Ausnahme ist an Ihren Status geknüpft, nicht an eine Übergangsfrist. Sie endet also nicht 2027 oder 2028, sondern erst, wenn Ihre Umsätze nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei sind.
Die Finanzverwaltung erläutert die zulässigen Wege in Abschnitt 14.7a Absatz 3 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Die geltende Fassung stammt aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025:
| Rechnungsweg | Zulässig? | Zustimmung des Kunden |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Ja | Nicht nötig |
| PDF, Word-Datei oder Bild per E-Mail | Ja | Nötig, aber formlos möglich |
| E-Rechnung (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD in einem normkonformen Profil) | Ja, freiwillig | Nicht nötig |
Hinweis zur Rechtsentwicklung: Die erste Fassung des Anwendungserlasses vom 18. März 2025 verlangte für eine E-Rechnung von Kleinunternehmern noch die Zustimmung des Empfängers. Der Deutsche Steuerberaterverband hatte das kritisiert. Mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Finanzverwaltung diese Voraussetzung gestrichen. Ratgeber aus dem Frühjahr und Sommer 2025 sind in diesem Punkt veraltet.
Lohnt sich eine freiwillige E-Rechnung?
Rechtlich müssen Sie nicht umstellen. Praktisch kann eine E-Rechnung trotzdem sinnvoll sein:
- Geschäftskunden fragen danach. Viele Unternehmen verarbeiten Eingangsrechnungen zunehmend automatisch. Eine strukturierte Rechnung landet dort schneller in der Buchhaltung, und Rückfragen werden seltener.
- Kein Zustimmungsmanagement. Für ein PDF brauchen Sie die Zustimmung jedes Kunden, für eine E-Rechnung nicht.
- Ihre Aufträge aus der öffentlichen Verwaltung. Behörden verlangen oft eigene Formate und Übermittlungswege. Diese B2G-Vorgaben gelten unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.
- Ihr Umsatz wächst. Wer absehbar über die Grenze kommt, hat den Ablauf schon erprobt, wenn die Pflicht greift.
Eine freiwillige E-Rechnung muss dieselben Anforderungen an das Format erfüllen wie jede andere E-Rechnung. Welches Format zu welchem Kunden passt, erklärt unsere Entscheidungshilfe zu XRechnung und ZUGFeRD.
Pflichtangaben: Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört
Kleinunternehmer dürfen eine vereinfachte Rechnung ausstellen. Nach § 34a Satz 1 UStDV muss sie mindestens enthalten:
- Namen und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer, Ihre USt-IdNr. oder, bei der EU-Kleinunternehmerregelung, Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt als Betrag und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer,
- bei einer Gutschrift die Angabe „Gutschrift“.
Eine verbreitete Formulierung für den Hinweis lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Wortlaut vor. Der Hinweis muss aber erkennen lassen, dass die Kleinunternehmerbefreiung angewendet wird.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum stehen nicht in dieser Mindestliste. Für Ihre Buchführung, für Mahnungen und für Rückfragen sind beide trotzdem dringend zu empfehlen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV bleiben nach § 34a Satz 2 UStDV unberührt.
Der teuerste Fehler: Umsatzsteuer ausweisen
Weist eine Kleinunternehmer-Rechnung Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt. Das gilt auch, wenn der Ausweis nur ein Versehen der Rechnungsvorlage war. Ihr Kunde kann die Steuer dagegen nicht als Vorsteuer abziehen. Prüfen Sie deshalb besonders nach einem Softwarewechsel, ob Ihre Vorlage noch eine Steuerzeile enthält.
Empfangen: Was Kleinunternehmer seit 2025 tun müssen
Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Ihnen inländische Lieferanten für Leistungen an Ihr Unternehmen E-Rechnungen schicken. Ihre Zustimmung brauchen sie dafür nicht. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts, denn sie betrifft nur Ihre eigenen Umsätze.
Für den Empfang genügt nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Ein spezielles Portal oder eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben. Damit ist aber nur der Eingang geregelt. Die eigentliche Arbeit beginnt danach:
- Lesen: Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne Anzeigeprogramm sehen Sie nur Quelltext. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht.
- Prüfen: Stimmen Leistung, Betrag und Ihre Anschrift? Bei Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML-Daten ist nach der Verwaltungsauffassung der strukturierte Teil maßgeblich.
- Aufbewahren: Bewahren Sie die E-Rechnung unverändert im ursprünglichen Format auf, mindestens den strukturierten Teil. Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF ersetzt das Original nicht. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt grundsätzlich acht Jahre.
Warum das auch ohne Vorsteuerabzug zählt
Als Kleinunternehmer ziehen Sie keine Vorsteuer ab. Deshalb wirkt das Format eingehender Rechnungen auf den ersten Blick unwichtig. Die Rechnungen sind aber Belege für Ihre Betriebsausgaben und unterliegen den Aufbewahrungspflichten. Auch Ihre Steuerberatung braucht sie in einer Form, die sie verarbeiten kann. Wer XML-Anhänge ungelesen im Postfach liegen lässt, sucht sie spätestens beim Jahresabschluss.
Eine praktische Lösung ist eine eigene Adresse wie rechnungen@ihre-domain.de, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen. Legen Sie außerdem einen festen Ablageort für die Originaldateien fest. Mehr zu Formaten und Darstellung finden Sie in unseren Grundlagen zur E-Rechnung.
Grenze überschritten: Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen
Endet die Kleinunternehmerregelung, gilt für Ihre B2B-Rechnungen die allgemeine E-Rechnungspflicht mit ihren Übergangsfristen. Ob und ab wann Sie umstellen müssen, hängt vom Zeitpunkt und von Ihrem Vorjahresumsatz ab:
| Situation | Folge für Ihre Rechnungen |
|---|---|
| Umsatz 2026 über 100.000 Euro | Ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, weisen Sie Umsatzsteuer aus. Für 2026 gilt noch die allgemeine Übergangsregel: Papier ist möglich, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| Umsatz 2026 über 25.000 Euro, im Jahr 2027 regelbesteuert | Bei einem Gesamtumsatz 2026 von höchstens 800.000 Euro gilt 2027 die verlängerte Übergangsregel. Die E-Rechnung wird spätestens ab 2028 Pflicht. |
| Regelbesteuert ab 2028 | Für betroffene B2B-Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht ohne allgemeine Übergangsregel. Gesetzliche Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bleiben bestehen. |
Die Übergangsfristen stehen in § 27 Absatz 38 UStG und sind in unserem Beitrag zu den Fristen der E-Rechnungspflicht ausführlich erklärt. Rechnungen an Privatkunden betrifft die E-Rechnungspflicht in keinem der Fälle.
Wer den Übergang absehen kann, sollte die Rechnungssoftware frühzeitig umstellen: Umsatzsteuer korrekt ausweisen, Kundenstammdaten vervollständigen und eine Testrechnung im E-Rechnungsformat an einen Bestandskunden schicken.
Checkliste für Kleinunternehmer
Diese Schritte sind eine praktische Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Pflicht:
- Status prüfen: Gesamtumsatz des Vorjahres und laufenden Umsatz gegen 25.000 und 100.000 Euro halten. Im Gründungsjahr gilt 25.000 Euro.
- Rechnungsvorlage prüfen: Befreiungshinweis vorhanden, keine Umsatzsteuerzeile, Steuernummer oder USt-IdNr. angegeben.
- Versandweg klären: Für PDF-Rechnungen die Zustimmung Ihrer Kunden einholen, etwa in Angebot oder Auftragsbestätigung. Alternativ Papier oder eine freiwillige E-Rechnung nutzen.
- Empfang einrichten: Eine Rechnungsadresse festlegen und Lieferanten mitteilen.
- Ablage festlegen: E-Rechnungen im Originalformat unverändert und wiederauffindbar speichern.
- Wachstum im Blick behalten: Den Wechsel zur Regelbesteuerung mit Ihrer Steuerberatung vorbereiten, bevor die 100.000-Euro-Grenze erreicht ist.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen ausstellen?
Nein, nicht für Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind. Die Ausnahme in § 34a UStDV ist nicht befristet. Mit dem Ende des Kleinunternehmerstatus gilt dagegen die allgemeine Pflicht, unter den übrigen Voraussetzungen.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
Für den reinen Empfang ja, so die FAQ des Bundesfinanzministeriums. Sie müssen die Rechnungen aber auch lesen, prüfen und im Originalformat aufbewahren können.
Darf ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schicken, obwohl mein Kunde das nicht verlangt hat?
Ja. Nach Abschnitt 14.7a Absatz 3 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2025 ist eine E-Rechnung auch ohne Zustimmung des Empfängers möglich. Für ein einfaches PDF brauchen Sie dagegen die Zustimmung.
Darf ich eine eingehende E-Rechnung ablehnen und eine Papierrechnung verlangen?
Ihr Lieferant braucht Ihre Zustimmung nicht, um Ihnen eine E-Rechnung zu schicken, und Sie müssen den Empfang ermöglichen. Ist der Lieferant selbst zur E-Rechnung verpflichtet, erfüllt eine Papierrechnung seine Pflicht nach dem Ende der Übergangsfristen nicht mehr.
Welche Rechnungsnummer brauche ich als Kleinunternehmer?
§ 34a UStDV verlangt keine fortlaufende Rechnungsnummer. Eine eindeutige Nummer erleichtert aber Zuordnung, Mahnung und Buchführung. Viele Kunden setzen sie in ihren Abläufen voraus.
Wie berücksichtigt eine XRechnung die Kleinunternehmerregelung?
Positionen werden mit der Umsatzsteuerkategorie für steuerbefreite Umsätze und einem Befreiungsgrund ausgewiesen, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Ohne USt-IdNr. wird der Verkäufer über die Steuernummer identifiziert. Eine geeignete Rechnungssoftware setzt diese Angaben, ohne dass Sie Codelisten kennen müssen.
Redaktion: E-Klar. Quellenstand: § 19 UStG und § 34a UStDV in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung, BMF-Schreiben vom 18. März 2025 und vom 15. Oktober 2025. Geprüft am 8. Oktober 2026. Allgemeine Orientierung; besondere Fälle klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.